Địa chỉ dạng [email protected] thường được dùng làm điểm liên hệ chung trên website, hồ sơ doanh nghiệp và tài liệu bán hàng. Để tạo địa chỉ này, công ty cần sở hữu tên miền và chọn nơi vận hành email như Lark, Google Workspace hoặc Microsoft 365.
Điểm quan trọng là info@ không nhất thiết phải là một tài khoản trả phí riêng. Tùy số người xử lý thư, địa chỉ này có thể được cấu hình dưới dạng mailbox, alias, nhóm hoặc hộp thư dùng chung.
Cần chuẩn bị gì trước khi tạo email info@?
Doanh nghiệp cần bốn thông tin:
- Tên miền: ví dụ
tencongty.comhoặctencongty.vn. - Quyền quản lý DNS: nơi thêm bản ghi xác minh, MX, SPF, DKIM và DMARC.
- Nền tảng email: Lark, Google Workspace, Microsoft 365 hoặc hệ thống khác.
- Người xử lý thư: một người, một nhóm hay bộ phận chăm sóc khách hàng.
Nếu website đã chạy với tên miền, việc cấu hình email không yêu cầu chuyển website. Chỉ cần cập nhật đúng các bản ghi phục vụ email và giữ nguyên bản ghi web hiện có.
Chọn mailbox, alias hay nhóm cho info@?
Đây là quyết định ảnh hưởng đến chi phí, quyền truy cập và khả năng theo dõi.
| Mô hình | Phù hợp khi | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Mailbox riêng | Một người hoặc quy trình cần đăng nhập, lưu trữ độc lập | Thường cần giấy phép người dùng riêng |
| Alias | Chỉ một người nhận thêm thư gửi đến info@ | Không phù hợp nếu nhiều người phải cùng xử lý |
| Nhóm phân phối | Nhiều người cần nhận bản sao thư | Cần quy định ai trả lời để tránh trùng lặp |
| Shared mailbox | Nhiều người cùng đọc, trả lời và lưu lịch sử chung | Khả năng và giấy phép phụ thuộc nền tảng |
Google Workspace cho biết địa chỉ như [email protected] có thể được tạo dưới dạng alias cho một người hoặc địa chỉ nhóm cho nhiều người; các loại địa chỉ này không nhất thiết được tính như một giấy phép người dùng mới. Microsoft 365 hỗ trợ shared mailbox để một nhóm theo dõi và gửi thư từ địa chỉ chung, nhưng quyền và điều kiện giấy phép cần được kiểm tra theo cấu hình thực tế.
Nếu bạn chưa rõ các khái niệm, xem Mailbox là gì? Phân biệt mailbox, alias và shared mailbox.
Cách tạo email info@ theo tên miền
Tên menu khác nhau giữa các nền tảng, nhưng quy trình kỹ thuật thường gồm sáu bước.
Bước 1: Chọn nền tảng và tạo không gian quản trị
Chọn nền tảng dựa trên số người dùng, công cụ làm việc đang dùng và ngân sách. Tài khoản quản trị gốc nên do doanh nghiệp kiểm soát.
Bước 2: Thêm và xác minh tên miền
Trong trang quản trị, thêm tên miền doanh nghiệp. Nền tảng sẽ cung cấp một bản ghi TXT để chứng minh quyền sở hữu.
Thêm bản ghi tại nơi quản lý DNS, chờ hệ thống công khai hóa dữ liệu rồi bấm xác minh. Thời gian nhận diện tùy TTL và nhà cung cấp DNS.
Bước 3: Cấu hình MX
MX cho biết thư gửi đến @tencongty.com phải được chuyển tới máy chủ nào. Hãy dùng đúng giá trị nền tảng hiển thị trong trang quản trị.
Google hiện hướng dẫn khách hàng Workspace mới dùng giá trị MX smtp.google.com; các tài khoản cũ có thể vẫn dùng bộ MX bắt đầu bằng aspmx. Nếu hệ thống cũ đang hoạt động, không nên xóa MX trước khi tài khoản mới và kế hoạch chuyển đổi đã sẵn sàng.
Bước 4: Tạo info@ theo mô hình đã chọn
- Mailbox: tạo người dùng mới với địa chỉ
[email protected]. - Alias: thêm
info@làm địa chỉ thay thế cho một người dùng hiện có. - Nhóm: tạo nhóm
info@và thêm thành viên nhận thư. - Shared mailbox: tạo hộp thư chung rồi cấp quyền đọc và gửi cho thành viên.
Sau khi tạo, gửi thử từ một địa chỉ bên ngoài. Nếu cần gửi thư với tư cách info@, kiểm tra riêng quyền Send as hoặc chức năng tương đương.
Bước 5: Cấu hình xác thực gửi thư
Tối thiểu cần rà soát:
- SPF đã liệt kê đầy đủ nền tảng gửi chưa.
- DKIM đã được bật cho tên miền tùy chỉnh chưa.
- DMARC đã có địa chỉ nhận báo cáo và chính sách phù hợp chưa.
Không tạo nhiều bản ghi SPF độc lập cho cùng một tên miền. Nếu website hoặc CRM cũng gửi thư, nguồn đó phải được xem xét trong thiết kế SPF/DKIM.
Hướng dẫn liên quan: Cấu hình SPF, DKIM và DMARC cho email công ty.
Bước 6: Kiểm thử và công bố địa chỉ
Thử các tình huống:
- Gửi từ Gmail hoặc Outlook bên ngoài vào
info@. - Trả lời với đúng địa chỉ người gửi.
- Kiểm tra tất cả thành viên cần thiết có nhận được thư.
- Xem thư có bị vào Spam không.
- Kiểm tra tiêu đề thư có kết quả SPF, DKIM và DMARC mong đợi.
Chỉ sau khi kiểm thử mới nên cập nhật info@ trên website, Google Business Profile, chữ ký email và tài liệu công ty.
Nên dùng info@, contact@ hay hello@?
Không có lựa chọn bắt buộc. Hãy ưu tiên địa chỉ dễ hiểu với khách hàng Việt Nam và nhất quán trên mọi kênh.
info@: thông tin chung.contact@hoặclienhe@: liên hệ tổng quát.sales@hoặckinhdoanh@: yêu cầu báo giá.support@hoặchotro@: hỗ trợ sau bán hàng.ketoan@: hóa đơn và chứng từ.
Không nên tạo quá nhiều địa chỉ nếu cùng một nhóm nhỏ xử lý tất cả. Một cấu trúc gọn giúp tránh bỏ sót thư và dễ bàn giao khi nhân sự thay đổi.
Năm lỗi thường gặp
Dùng tài khoản dùng chung và chia sẻ mật khẩu
Nhiều người đăng nhập bằng cùng một mật khẩu làm giảm khả năng truy vết và tăng rủi ro khi nhân viên nghỉ việc. Nên cấp quyền từ tài khoản cá nhân vào nhóm hoặc shared mailbox.
Tạo mailbox trả phí cho mọi địa chỉ chức năng
Alias hoặc nhóm có thể phù hợp hơn, tùy nền tảng. Thiết kế trước giúp tránh mua giấy phép không cần thiết.
Chỉ cấu hình MX
MX xử lý thư đến, không hoàn thành xác thực thư gửi. Thiếu SPF, DKIM hoặc DMARC có thể ảnh hưởng khả năng chống giả mạo và phân loại thư.
Xóa MX cũ quá sớm
Nếu tài khoản mới chưa sẵn sàng, thư có thể bị trả lại hoặc đi sai hệ thống. Với tên miền đang dùng, cần kế hoạch chuyển đổi và sao chép dữ liệu.
Không quy định người chịu trách nhiệm
Khi cả nhóm cùng nhận thư nhưng không có quy tắc, khách hàng có thể nhận hai câu trả lời hoặc không ai trả lời. Nên quy định người trực, nhãn trạng thái hoặc chuyển tiếp vào hệ thống ticket.
Khi nào nên nhờ cấu hình?
Bạn nên cân nhắc dịch vụ triển khai khi tên miền đang có email cũ, nhiều người cùng dùng địa chỉ chung, cần chuyển dữ liệu hoặc không có người quản lý DNS.
VietInbox có thể hỗ trợ chọn nền tảng, xác minh tên miền, thiết kế mailbox/alias/nhóm, cấu hình DNS và kiểm thử. Xem dịch vụ cấu hình email doanh nghiệp gồm những gì trước khi yêu cầu báo giá.