Bỏ qua đến nội dung chính

Hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn chi tiết từ thiết lập đến quản lý email doanh nghiệp

1. Đăng ký dịch vụ

Bước 1: Liên hệ

  1. Gửi thông tin doanh nghiệp qua form liên hệ
  2. Chọn gói dịch vụ phù hợp (Free/Pro/Premium)
  3. Chờ xác nhận từ đội ngũ VietInbox

2. Thiết lập email miễn phí (LarkSuite)

Gói Free - LarkSuite

  1. Chúng tôi sẽ tạo tài khoản LarkSuite cho doanh nghiệp
  2. Cấu hình tên miền email (ví dụ: [email protected])
  3. Thiết lập Lark Starter cho tối đa 20 người dùng
  4. Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng cơ bản
  5. Gửi thông tin đăng nhập qua email

Lưu ý: Khi vượt 20 người dùng hoặc cần tính năng nâng cao, doanh nghiệp cần chuyển sang gói Lark trả phí phù hợp.

3. Cấu hình chuyên nghiệp (Pro/Premium)

Google Workspace

  1. Thiết lập tài khoản Google Workspace
  2. Cấu hình DNS records (MX, SPF, DKIM, DMARC)
  3. Thiết lập bảo mật 2FA
  4. Hướng dẫn quản lý user và permissions
  5. Kết nối với các ứng dụng Google

Microsoft 365

  1. Thiết lập tài khoản Microsoft 365
  2. Cấu hình DNS records cho Exchange
  3. Thiết lập bảo mật và compliance
  4. Hướng dẫn sử dụng Outlook và Teams
  5. Kết nối với các dịch vụ Microsoft

Tài liệu chuẩn bị triển khai

Trước khi thay đổi DNS, xem phạm vi cấu hình email doanh nghiệp và checklist SPF, DKIM, DMARC.

Nếu đang có dữ liệu cũ, tham khảo quy trình chuyển email sang Google Workspace trước khi đổi MX.

4. Quản lý email sau thiết lập

4.1 Thiết lập Email Client

Microsoft Outlook

IMAP Settings:

  • • Server: imap.gmail.com (Gmail) / outlook.office365.com (M365)
  • • Port: 993 (SSL/TLS)
  • • Authentication: OAuth2 hoặc App Password

SMTP Settings:

  • • Server: smtp.gmail.com (Gmail) / smtp.office365.com (M365)
  • • Port: 587 (STARTTLS)
  • • Authentication: Required

Mobile Devices

iOS (iPhone/iPad):

  • • Settings → Mail → Accounts → Add Account
  • • Chọn "Exchange" hoặc "Gmail"
  • • Nhập email và password
  • • Enable Mail, Contacts, Calendar

Android:

  • • Gmail App → Add Account
  • • Hoặc Email App → Add Account
  • • Chọn "Exchange" hoặc "IMAP"
  • • Cấu hình server settings

4.2 Bảo mật Email

SPF Records

Ngăn chặn email giả mạo

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Thêm vào DNS TXT record

DKIM Authentication

Xác thực chữ ký số

google._domainkey.yourdomain.com

CNAME record cần thiết

DMARC Policy

Chính sách xử lý email

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:[email protected]

TXT record cho DMARC

4.3 Quản lý Email Hàng ngày

Tạo Email Alias

Ví dụ: Tạo alias cho các bộ phận

Quản lý Distribution Lists

Tạo nhóm email

Email Forwarding

Chuyển tiếp email

  • • CEO email → chuyển đến PA
  • • Old email → chuyển đến new email
  • • Backup forwarding → multiple recipients

Email Signatures

Thiết lập chữ ký

  • • Company logo và thông tin
  • • Social media links
  • • Legal disclaimers
  • • Contact information

5. Hỗ trợ và bảo trì

5.1 Xử lý sự cố thường gặp

📧 Email không gửi được

Nguyên nhân thường gặp:

  • • SMTP server settings sai
  • • Port bị chặn bởi firewall
  • • Authentication failed
  • • Quota exceeded

Giải pháp:

  • • Kiểm tra SMTP settings
  • • Thử port 587 hoặc 465
  • • Reset password/App password
  • • Kiểm tra storage quota

📨 Email bị spam hoặc không nhận được

Kiểm tra DNS Records:

  • • MX records: mail.google.com
  • • SPF record: v=spf1 include:_spf.google.com ~all
  • • DKIM record: google._domainkey
  • • DMARC record: v=DMARC1; p=quarantine

Tools kiểm tra:

  • • MXToolbox.com
  • • Google Postmaster Tools
  • • Microsoft SNDS
  • • DNS checker tools

🔐 Đăng nhập thất bại

Google Workspace:

  • • Enable 2FA trong Admin Console
  • • Tạo App Password
  • • Kiểm tra "Less secure apps"
  • • OAuth2 authentication

Microsoft 365:

  • • Modern Authentication enabled
  • • Conditional Access policies
  • • Multi-Factor Authentication
  • • App registrations

📱 Vấn đề trên Mobile

iOS Issues:

  • • Settings → Mail → Accounts
  • • Delete và re-add account
  • • Check Mail settings
  • • Update iOS version

Android Issues:

  • • Clear Gmail app cache
  • • Re-authenticate account
  • • Check sync settings
  • • Update Gmail app

⚡ Vấn đề hiệu suất

Email chậm:

  • • Kiểm tra internet connection
  • • Clear email cache
  • • Archive old emails
  • • Check storage space

Sync issues:

  • • Force sync trong settings
  • • Restart email client
  • • Check server status
  • • Contact support

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thiết lập hoặc sử dụng, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.

Liên hệ hỗ trợ Zalo: 0846336333